近年来，为服务好城市建设和经济发展，逐步优化营商软环境，永州市城乡建设档案馆结合自己实际，聚焦重点，精准发力，不断将“放管服”改革推深做实。特别是湖南省工程建设项目审批制度改革工作开展以来，市城乡建设档案馆紧盯“工改”中的堵点、痛点、难点，着重在档案服务、档案管理、内部建设等方面下功夫，多措并举，推进了城建档案管理上的水准全面提升。

  为宣传和推广城建档案工作，提升城建档案工作认知度，市城建档案馆推行了“城建档案服务零距离”系列工作措施。

  一是积极靠前服务。组织业务骨干深入工程建设项目单位和工程项目施工现场进行走访，通过面对面交流，认真听取意见建议，现场指导项目业主按流程编制项目档案，既拉进了与服务对象之间的距离，又解决了档案收集中遇到的问题与困难，消除了因沟通不畅造成的隔阂，提升了档案工作满意度。

  二是实行动态管理。为每个建设项目建立工作台账，将每次走访或通过其他方式反馈回来的信息录入《建设工程动态管理台账》，实行动态管理，实时更新，为每个项目量身定制工作规划，确保城建档案收集整理与工程建设全周期同步、同期、同地形成，实现档案验收、接收与工程完工联合验收无缝对接。近年来，累计走访建设项目562个，走访2148人次，开展电线次，建设项目走访做到全覆盖。

  三是加大宣传力度。在《永州日报》、《永州电视台》等媒体上于每年6月9日“国际档案日”刊登宣传文章，以及用电视飞播形式不定期地开展城建档案宣传工作，通过宣传城建档案工作对社会的价值和意义，提高社会各界对城建档案工作的认识，同时，督促和提醒建设各方责任主体及时移交项目档案资料。

  四是修订查阅制度。随着城市建设快速地发展城建档案查阅利用量逐年递增，为保守国家秘密、保障档案安全、保护个人隐私，确保档案查阅工作的有序开展，市城建档案馆依据有关规定法律、法规修订完善了《永州市城乡建设档案查阅利用制度》，对工程档案和业务档案查阅资格作出明确要求，切实依法、依规开展档案查阅利用服务工作，有很大成效避免了查阅服务工作中的误会和矛盾发生，提升了社会服务成效。

  城建档案的组卷编制看似简单，实则有其特定的规则与标准，即便专业技术人员上手也非易事，对于建设责任各方主体更是两眼一摸黑，无从下手。针对这一情况，市城建档案馆以减轻企业负担为出发点，认真研究、总结经验，综合国家、省编制标准及我市工作实际，制定印发了“两手册一挂图”，即《建设工程声像档案归档编制手册》、《建设工程文件档案归档整理手册》、《城建档案工作流程图》。“两手册一挂图”对我市城建档案整理工作有关要求作出适当调整，对档案移交和接收的标准予以规范，对档案管理流程作出明确指引，扭转了因对档案编制要求理解不一致、标准把握不准、办事流程不明，而导致管理工作欠规范、要求不统一、档案审查效率低的局面。同时，为确保“两手册一挂图”的指导性、可操作性和时效性，市城建档案馆持续对“两手册一挂图”进行修订完善，现已完成3次较大幅度修改调整，累计印刷3370余册，对外免费发放1750余册。“两手册一挂图”的印发使得档案管理工作即有据可依、有章可循,又简洁明晰、一目了然，受到了建设各方主体的高度肯定，为优化营商环境发挥了积极作用。

  市城建档案馆负责冷水滩区及零陵区有关建设工程档案的接收和保管、建设类重大事件声像的拍摄，以及城建档案的查阅利用服务等工作，工作任务繁重。为满足日常工作需要，解决工作任务重、人员不足的问题，市城建档案馆积极创新，多处着力，一直在优化内部管理。

  一是建设信息化档案馆。跟着社会信息化的发展，传统的档案管理模式已不足以满足新形势下档案管理的工作要求，档案的信息化建设迫在眉睫。为此，市城建档案馆立足于“适用”，不断加大信息化软、硬件建设投入，先后完成“市城建档案信息管理平台”、“永州市城建档案异地备份与数据保全系统”、“互联网+”建设工程文件管理服务平台的建设工作，基本实现了城建档案接收、储存、管理、查询等环节的信息化管理，馆藏档案资源的储存与管理上的水准有了质的飞跃，各类城建档案信息资源的查询利用更加高效便捷。

  二是创新设置“A、B岗位制度”。市城建档案馆在科学设置科室和完善岗位工作职责的基础上，全馆所有岗位实行顶岗或互为备岗的A、B岗位工作制度。A、B岗位制度的设立，促使A、B岗在钻研本岗业务的同时，相互学习业务知识和操作规程，既增进了内设科室和同事间的交流协作，又提升了全馆职工的综合素养和履职能力，避免了因人员不足导致工作进展缓慢、任务不断积压的老大难问题；

  三是创建市级精神文明单位。市城建档案馆于2017年成功创建市级精神文明单位，通过开展系列文明创建活动，在馆内营造出有信念、有责任、有活力的工作氛围，引导职工树立正确职业道德信念，自觉成为文明道德的传播者和践行者，切实为全社会提供优质、便捷的城建档案服务，为优化营商环境贡献力量。

  在“工改”背景下，我省取消了城建档案预验收，将城建档案验收纳入了工程完工联合验收。为抓好相关规定的贯彻落实，市城建档案馆采取“事前介入、事中简化、事后督促”的工作举措，在工程完工验收期间与有关部门紧密配合，尽量简化工作程序，高效验收档案资料，确保联合验收业务按时办结。

  事前介入。城建档案是在工程建设过程中形成的档案资料，工程资料从工程立项就开始产生，因档案资料不能事后补做，为保证城建档案的真实性、完整性、准确性，市城建档案馆靠前服务，积极主动与各参建单位对接，及时解答档案资料收集过程中遇到的问题，指导和帮助工程参建单位做好工程文件的收集、整理和归档工作；

  事中简化。尽管前期已做了大量工作，但在工程完工联合验收中仍会出现档案资料不完整的情况。为此，市城建档案馆在认真核验档案资料的基础上，采取适当变通，简化工作程序的工作思路，推行“容缺办理”。即：在建筑设计企业提交联合验收申请前，对于主审要件满足验收要求的工程档案，建筑设计企业可通过签署承诺书，承诺在规定期限内补交缺项资料，城建档案馆即可出具《建设工程档案验收意见书》。自2019年9月取消工程档案预验收后，我市城建档案工程完工联合验收率达到100%；

  事后督促。按有关法律法规要求，在工程完工验收后三个月内，建筑设计企业应将全部工程文件（含主审要件、非主审要件）移交城建档案管理机构。市城建档案馆在做好“事前介入、事中简化”的同时，注重加强事后督促工作。对于“容缺办理”的工程建设项目，统一建立工作台账，施行销号管理，积极督促建筑设计企业在承诺期限内做好档案的移交工作，有效地保障了工程档案的顺利归档。